Intranet
kembali ke indeks

Struktur logikal dari Intranet.


Intranet dapat dipandang sebagai suatu "web site" yang terdistribusikan. Bukankan pemakai dari luar melihat kedalam intranet sebagai web site dengan homepage. Bahkan hampir tidak terasa berbeda dengan Internet akan ditemui bahwa homepage ini terkait kepada berbagai jenis halaman-halaman (pages) maupun sumber-sumber daya Internet. Kemungkinan besar akan juga ditemui kelompok berita (newsgroup), banyak basis data, serta fungsi-fungsi e-mail. Ada bagian yang terlindung dengan kata sandi (password), ada juga yang sama sekali tidak tersambung kebagian lainnya namun dapat dicapai bila mengetahui URLnya. Melihat dari maksud dan tujuannya, maka intranet sebenarnya adalah website yang tunggal, halmana juga dirasakan oleh pemakai internal, sekalipun mereka sadar sepenuhnya bahwa mereka berkerja didalam suatu jejaring.

Kenyataan diatas memberikan kepada kita struktur logikal dari intranet mirip dengan struktur logikal dari Web site. Padahal web site yang tunggal ini membawa pesan-pesan dari struktur organisasi. Apa artinya ini ? Tiada lain adalah bahwa struktur tanggung jawab adalah sama dengan struktur bagan organisasi konvesional. Kecuali itu maka struktur yang berorientasi aktivitas sebangun dengan matriks organisasi. Dan bahkan juga merefleksikan struktur dari arus informasi yang sebenarnya. Dari sini, kita dapat menelusuri aspek-aspek berikut :

  1. Struktur oprganisasi serta prioritas

    Hubungan yang hampir satu-satu diatas dikawinkan dengan upaya efisiensi dan efektivitas memposisikan struktur dari intranet mengikuti prioritas dari organisasi. Bilamana pelayanan pelanggan yang menjadi prioritas utama organisasi, maka kemungkinan besar bentuknya akan berlandaskan kepada model hirarkhis dengan komunikasi kepada pelanggan sebagai andalannya. Bilamana laporan manajemen yang merupakan prioritas, maka bentuknya akan merefleksikan pemenuhan visi perusahaan melalui efektivitas dari hubungan informasi yang terkait dan diturunkan dari strata tanggung jawab organisasi.

  2. Home Page

    Homepage selalu merupakan halaman penuntun yang berfungsi sebagai peta bumi yang memberikan kemudahan dalam menelusuri strata yang lebih rinci. Tergantung pada kepentingan organisasi, tuntunan bisa dibawa juga ke homepage dari unit-unit lebih kecil, bahkan bisa dikaitkan ke departemen atau homepage divisi. Juga dapat ke tahapan-tahapan yang memperoleh akses kepada data inventori dan sebaginya. Struktur hibrid dan homepage yang majemuk

    Dapat dirancang berbagai jenis "hybrid intranets" dimana beberapa cara pandang organisasi disimpan. Ada yang terbuka buat umum misalnya, dan ada yang terbatas hanya untuk kalangan tertentu atau kalangan dalam.

    Terdapat halaman-halaman tertentu yang diberikan kesempatan akses kepada Internet yang lebih luas melalui unsur-unsur link atau perangkat pencari (search tools). Ada juga yang menampung layanan e-mail serta antar muka atau jalur-jalur gerbang (gateways) kepada basis data perusahaan serta sistem-sistem papan tulis buletin (bulletin board systems).

    Siapa yang bertanggung jawab atas home page perusahaan ? Administratorlah orangnya untuk beban tugas ini, bahkan juga termasuk beberapa halaman penuntun maupun antar mukanya, sedangkan penerbit (publisher) memikul porsi yang lebih kecil seperti homepage untuk departemen. Selanjutnya editor kebagian mengurusi halaman-halaman yang terkait kepada semua ini.

    Contoh berikut memberikan kejelasan. Suatu intranet perusahaan dapat menyusun homepage yang terkait kepada halaman-halaman yang dimiliki oleh manajemen SDM, pemasaran, departemen teknologi informasi, pengembangan produk, penelitian dan pengembangan, dsb.nya. Ada halaman yang terkait kepada produk tertentu ataupun pelayanan tertentu, ada yang terkait kepada proyek-proyek antar-departemental.

    Diantara halaman-halaman ini ada yang diisolasi terhadap publik dan tidak dikaitkan, ada yang dikaitkan dan kelihatan seolah berdiri sendiri secara bebas seperti web site maya (virtual web site) saja didalam didalam intranet.

  3. Tanggung jawab keseluruhan intranet

    Isu ini masih terus bergulir tanpa penyelesaian yang pasti. Departemen teknologi informasi, departemen pemasaran atau departemen komunikasi, semuanya ini merupakan pihak-pihak yang disebutkan namun tidak satupun dapat dimunculkan tanpa menimbulkan kecurigaan dari yang lainnya. Mungkin pada akhirnya tanggung jawab ini perlu diambil oleh kantor CEO sendiri dan menunjuk pihak sesuai dengan prioritas visi manajemen yang perlu diemban.

  4. Manajemen sehari-hari

    Struktur dari intranet itu sendiri memungkinkan dipercayakannya embanan tugas, muncul secara hirarkhis alamiah dimana tugas dan kewajibannya meliputi pemeliharaan rutin serta overhaul besar pada saatnya. Bilamana petunjuk-petunjuk yang tegas dan jelas tentang mana yang boleh dan tidak dalam lingkup bidang intranet ini dapat diberikan, maka isi informal secara umum diharapkan dapat mengandalkan kepada kemampuannya sendiri.

Struktur direktori dari intranet

Dilihat dari kacamata pemakai maka struktur logikal dari intranet, selayaknya mengandung sifat-sifat yang sejauh mungkin menjamin relasi antar halaman.

  1. Kebebasan lokasi

    Salah satu aspek yang penting dari intranet adalah bahwa ia memungkin-kan diwujudkannya relasi dari dokumen-dokumen maupun files untuk disimpan dimana saja terbebas dari lokasi fisik mereka. Dengan kata lain files ini dapat diletakkan dimanapun juga tanpa peduli terhadap lokasinya. Dalam hal ini maka kejadiannya tidak mengganggu fungsionalitasnya. Terdapat nafsu yang keras untuk menyimpannya ditempat dimana mereka rawan gagal, yaitu semuanya dalam direktori yang sama suatu tindakan yang kurang baik.

  2. Mengelompokkan file-file bersama-sama

    Adminstrasi dan manajemen cukup dipermudah dengan menyimpan file-file yang berkaitan bersama-sama sejauh mungkin dan memisahkannya dari kelompok file-file lainnya. Intranet memungkinkan semua ini dengan menyebarkan mereka sekitar jaringan. Dengan demikian penting untuk memandangnya sebagai struktur dari kelompok file. Proyek yang terkait pada isi (content) misalnya, dapat disimpan semuanya dalam satu direktori bahkan dapat pada mesin yang terpisah didalam jaringan.

    Tidak sedikit web site yang menyimpan jenis-jenis file yang berbeda dalam direktori yang berbeda-beda. Semua citra (image) dalam satu direktori, dan semua dokumen pengolah kata pada yang lainnya. Keuntungannya adalah penyederhanaan muat-keatas (uploading) dan pencapaian (retrieving) dari file, sekalipun hal ini membuat authoring HTML lebih kompleks dan menurunkan penampilan intranet yang lalu berakibat meningkatnya lalu-lintas pada jaringan.

    Penting jadinya untuk menyeimbangkan kebutuhan untuk melacak file-file terhadap kebutuhan untuk mewujudkan keterkaitan antar mereka sesederhana dan sependek mungkin.

Buat sesederhana mungkin !

Aturan yang penting adalah kesederhanaan dan kemudahan sejauh memungkinkan.

  1. Yang paling mengorbankan penampilan ataupun menurunkan utilitas intranet adalah aplikasi grafik megabyte tanpa isi yang nyata.

  2. Yang paling mengecewakan pemakai adalah bilamana harus melewati suatu lingkaran setan rantai dari daftar yang panjang kepada rantai panjang lainnya dan masih lagi kearah rantai panjang berikutnynya sebelum sampai kepada isi yang diinginkan.

Isi informal (informal content)

Menurut difinisi maka isi informal tidak memiliki tempat dalam struktur halaman yang direncanakan pada intranet. Isi informal punya ruang diluar struktur itu. Sekalipun demikian ia sebenarnya tidak berada diluar struktur direktori serta ruang penyimpan fisik dari suatu intranet. Memang ia harus dibatasi agar tidak sampai diluar kendali. Adminstratorlah yang membatasi isi dan mengharuskan pendaftarannya serta meng-alokasikan suatu ruang simpan tertentu pada direktori yang ditentukan pula.

Dalam kondisi dimana isi informal ini menarik perhatian yang besar, supervisor dari adminstrator dapat mengangkatnya menjadi formal. Hal ini penting karena alsan-alasan berikut :

  1. Model formal melibatkan halaman penuntun yang dapat membantu pemakai menemukan halaman-halaman yang populer.

  2. Model formal mempersyaratkan adanya rejim pemeliharaan bekerja untuk menjamin kemutakhiran dan keabsyahan dari isi.

Penutup

Demikianlah uraian tentang struktur logikal dari Intranet serta struktur direktorinya. Isu-isu ini merupakan hal-hal baru karena Intranet sendiri masih terus berkembang.


kembali ke indeks