Intranet
kembali ke indeks

Infrastruktur dan Isi (content)

Pembinaan intranet meliputi berbagai aspek. Tiga diantaranya yang dirasakan relevan untuk dikemukakan adalah : manajemen yang menyangkut pengadministrasiannya, isinya dan masalah-masalah teknik.

Manajemen dan adminsitrasi dari isi (content management)

Berbicara tentang manajemen dari intranet maka tugas-tugas yang akan banyak dijumpai pasti berkaitan dengan disain dari web. Dari sisi ini, dapat ditemui lima fungsi yang dalam kenyataannya memang tidak dapat secara tegas dipisahkan satu terhadap yang lain yaitu bahwa mereka itu saling terkait dan bahkan pada aspek-aspek tertentu berimpitan seperti yang digambarkan pada gambar-1 berikut. Karena kondisi ini sedangkan untuk keperluan manajemen perlu terkendalikan, maka perlu ada wujud keterkaitan formal yang dipelihara. Keterkaitan formal ini dalam kenyataannya dapat berwujud interaksi fisik yang teratur diantara kelima aspek atau fungsi ini. Pertemuan tatap muka disamping komunikasi melalui sarana e-mail, perlu diemban secara teratur. Penjelasan dari kelima fungsi tersebut diuraikan berikut ini :

Gmb.1

    Author : Yang membangun isi atau content adalah author dengan kedudukan yang cukup penting karena suatu intranet tanpa content tidak punyai nilai apa-apa.

    Administrator : Administrator adalah individu yang bertanggung jawab terhadap proses manajemen dan kebijaksanaan dari isi (content) serta untuk membangun halaman-halaman dari perantara jasa (broker pages) ditempat sendiri (on-site) maupun pada direktori ataupun melalui perangkat bantu navigasi dilokasi luarnya (off-site). Termasuk juga dalam tugas ini penetapan pagar-pagar pengaman (fire-walls) serta menyajikan kiat-kiat strategi pengamanan, serta berwenang menindak melalui penyidikan dimana perlu, atas ketidak taatan terhadap kebijaksanaan dan prosedur yang berkaitan dengan isi (content) dari kelompok serta lain-lain, termasuk yang kemunculan tidak secara formal. Dalam hal ini maka lingkup tanggung jawab ini meliputi sampai manajemen dari e-mail, mailing-lists serta lain-lain bentuk pesan-pesan.

    Webmaster : Disisi teknis, tanggung jawabnya terletak pada Webmaster. Peranannya dapat dikatakan sebagai komplimen dari seorang manajer jaringan. Tugas-tugas yang banyak ditemui, berkaitan dengan pendaftaran nama domain (domain name), penginstalasian dari Web servers bahkan sampai pada penyiapan konsep dari perjanjian kerja dengan penyedia layanan (service providers), pencatatan prestasi (performance monitoring), dan implementasi dari scripts khusus serta bermacam antar muka (intefaces), termasuk misalnya modul-modul pengamanan, akses pada basis data maupun antar muka e-mail.

    Publisher : Isi atau content formal dari Intranet menjadi tanggung jawab dari Publisher. Pada umumnya seorang publisher mewakili satu unit bisnis atau departemen tertentu dan masing-masing dapat diserahi tugas memimpin satu "komite editorial" dalam unitnya atau bisnisnya. Biasanya tugas komite semacam ini adalah untuk menetapkan dan mengesyahkan content yang diterapkan secara formal.

    Editor : Editor bertanggung jawab atas pembentukan dan perawatan content yang terkait dengan lingkup individual dari intranet. Seorang editor misalnya, dapat ditugaskan pada suatu proyek dan mengemban tanggung jawab atas sekelompok content. Ia dapat juga mewakili kepentingan fungsi tertentu dari organisasi, ataupun mewakili produk tertentu. Analogi pada lingkungan bisnis sama dengan seorang eksekutip pemasaran yang memusatkan perhatian pada aktivitas dan promosi khusus sehingga secara langsung bertanggung jawab pada bentuk content serta pemutakhirannya.

Isi (content)

Kita dapat menelusuri aspek content ini dari dua aspek yaiu aspek fungsi-fungsi organisasi, dan fungsi-fungsi intranetnya sendiri.

    Aspek fungsi organisasi : Dari aspek ini maka ada fungsi-fungsi yang bersifat formal, bersifat kelompok dan yang bersifat informal.
    Dari sisi formal yang bermakna informasi resmi, tergolong : manual-manual dari organisasi, terbitan-terbitan berkala seperti newsletter, press release, nota internal, time sheets, memos antar bagian, pengumuman staf, dan sejenisnya. Jenis ini biasanya menjadi perhatian penting dari manajemen umumnya, dan biasanya (sekalipun tidak selalu) terbuka untuk staf bahkan untuk publik. Ia biasanya dimasukkan dalam Web site dari direktori dan dapat diakses oleh perangkat-perangkat pencari (search tools). Biasanya diamankan dengan "write-protected". Ia dapat juga dikomunikasikan melalui non-subsription mailing lists ataupun read-only bulletin board.

    Untuk yang bersifat kelompok tergolong : informasi yang dihasilkan ataupun yang ditujukan bagi anggauta kelompok tertentu biasanya terkait pada aktivitas dari proyek ataupun program tertentu, seperti untuk mengkoordinasikan aktivitas, mempertukarkan idee, atau sebagai proses pembentukan konsep yang dirancang untuk mewujudkan content yang formal. Jenis ini biasanya terbatas untuk akses dan dilindungi dengan password. Content dari group biasanya tidak dimasukkan kedalam direktori Web site dan biasanya juga tidak tersedia bagi perangkat pencari (search tools). Jarang dilindungi dengan "write protected", sedangkan pengamanannya terjadi melalui idetifikasi diri secara lengkap dari pemakai yang memiliki keabsyahan penggunaan. Jenis ini dapat dikomunikasikan melalui mailing list dengan berlangganan ataupun melalui read/write bulletin board yang terlindung dengan password.

    Content yang informal mencakup Web page personal, catatan-catatan, pekerjaan-dalam-proses, serta pendekatan-pendekatan dalam menumbuhkan pemikiran-pemikiran serta konsep-konsep baru. Cara ini adalah untuk menampung kolaborasi serta peluang-peluang untuk eskpresi pribadi. Sumber-sumber daya yang terkait dengannya perlu dikendalikan secara ketat, sekalipun contentnya seperti dimaklumi adalah dalam kawasan kendali pemakai(dalam batas-batas legalitas dan etika). Contentnya biasanya "write protected" namun tidak lazim dimasukkan ke dalam direktori ataupun tersedia utntuk ditelusuri oleh perangkat pencari (search tools). Dalam hal pemakai ingin mengkomunikasikan contentnya, maka ia dapat menempuh melalui publikasi URL-nya melalui e-mail. Pada umumnya komunikasi untuk keperluan ini dilaksanakan melalui e-mail biasa.
Teknikal

Masalah teknikal ini berkaitan dengan pengadaan (procurement) dan perawatan atau pemeliharaan dari infrastruktur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk dapat mengaktifkan intranet bekerja. Karena aspek ini merupakan hal yang berlaku umum di mana-mana, maka dalam tulisan ini rasanya kurang relevan untuk dikemukakan.

kembali ke indeks